Omschrijving
Heb jij graag de touwtjes in handen en geniet je van de spil zijn op de afdeling? Ben jij een zelfstandige Management Assistente? Dan is dit DE baan voor jou!
De opdrachtgever houdt zich bezig met de regie, aansturing en coördinatie van de geneeskundige hulpverlening bij grootschalige incidenten, maar ook met advies geven aan andere overheden, gemeenten en evenementenorganisaties. De opdrachtgever treft de geneeskundige voorbereidingen voor evenementen en coördineert de inzet van geneeskundige diensten.
Werkzaamheden
Je voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/ of organisatorische taken uit op een breed werkterrein.
- Ondersteuning van het afdelingshoofd; Proactief (complex) agendabeheer, en zelfstandig afhandelen van inkomende aanvragen/vergaderverzoeken.
- Financiële administratie, aanmaken inkooporders, controle en goedkeuren van facturaties.
- Het organiseren van bijeenkomsten zoals; afdelingsdag, piket verbindingsdagen enz.
- Aanbestedingstrajecten en levert een bijdrage aan de inrichting van de systemen.
- Organisatie van opleidingen zoals EHBO t.b.v. de gehele VRR en functie specifieke piketopleidingen. Verzorgt aanmeldingen en de indeling bij de cursussen, benadert functionarissen als deze zich niet aanmelden en/of als een piketgroep niet vertegenwoordigd is in een oefening. Registratie en accreditatie na deelname en onderhoudt het contact met externe partners (bijv. IFV) die ingehuurd zijn om opleidingen te verzorgen en draagt tevens zorg voor (periodieke) rapportages en overzichten
- Beheer en verwerking van de gegevens van piketfunctionarissen, zoals piketwissels en proefalarmeringen. In- en uit rouleren piketfunctionarissen (aanvragen hard- en software) + bijhouden Acces relatiebeheer systeem.
- Secretaris bij de vele (piket)overleggen; organiseert de vergaderingen, stelt de agenda op, verzorgt de verslaglegging en bewaakt actie- en besluitenlijsten.
- Beheer en onderhoud van diverse systemen zoals; Veiligheidspaspoort, AG5, ESS. Hierbij hoort ook de controle van juiste invoer door de deelnemers (deelname, declaraties controleren en fiatteren enz.) en zo nodig corrigeren.
- Is betrokken bij deelname aan werkgroep; mede organiseren en voorbereiden van opleidingen en voorstellen doen over de invulling en de inrichting hiervan. Hierbij hoort ook het verwerken van de evaluaties van de bijscholingen, het opstellen van een rapportage en het doen van verbetervoorstellen. (stelt richtlijnen, protocollen en procedures op en bewaakt de administratieve organisatie
- Bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein
Salarisindicatie tussen €2.644,- en €3.818,- per maand op basis van 36 uur. Het gaat om een dienstverband van 32 uur per week.
Hybride werken is mogelijk: 50% op locatie bij een fulltime dienstverband (minimaal 2 dagen bij parttime).
Het is een tijdelijke functie ter vervanging van ziekte.
Functie eisen
- Je bent goed in regelen en organiseren
- Je werkt nauwkeuring en prioriteren en schakelen tussen verschillende taken kan jij als de beste
- Je bent ondernemend en gaat problemen niet uit de weg
- Je bent in staat om complexe vraagstukken aan te pakken en op te lossen. Als er problemen zijn vind je het een uitdaging om deze ad-hoc op te lossen. Met jouw sociale en open uitstraling ben je toegankelijk voor iedereen en draag je bij aan een goede sfeer binnen het team.
- Je beschikt over mbo+ of hbo werk- en denkniveau
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
- Je bent zorgvuldig, dienstverlenend en klantgericht en heb je organisatorische vaardigheden
- Je bent in staat om administratieve processen te optimaliseren
- Je beschikt over meerdere jaren relevante werkervaring in de functie van Managementassistent
- Je hebt zeer goede kennis van Microsoft Office, denk aan Word, Outlook, Excel en Teams.
Graag ontvangen wij uw CV voorzien van motivatie en (pas)foto.
Al onze vacatures staan natuurlijk open voor alle leeftijden